Objetivo General: Dirigir, coordinar y supervisar las actividades administrativas, ofreciendo oportunamente el apoyo logístico requerido por las diferentes instancias. Proponer e implementar procedimientos y políticas en materia administrativa, que faciliten el desarrollo y la ejecución de las funciones y operaciones. Diseñar e implementar el plan de contingencia de la planta física, bienes, valores y activos de la institución. Funciones Principales: Proponer e implementar procedimientos y políticas en materia administrativa, que faciliten el desarrollo y la ejecución de las funciones y operaciones. Controlar y supervisar todas las operaciones de carácter administrativo, de manera que se desarrollen acorde a la programación establecida. Detectar oportunamente las dificultades que se presenten en las áreas administrativas y proponer alternativas de solución. Supervisar las funciones de compra y de servicios generales, así como la realización de inventarios de los activos fijos. Diseñar e implementar el plan de contingencia de la planta física, bienes, valores y activos de la institución. Velar por la correcta implementación de los sistemas automatizados y establecer controles sobre el acceso a las instalaciones, equipos y programas de soporte y archivos de datos. Proponer normas de control que permitan brindar seguridad y mantenimiento a los bienes del Ministerio de la Mujer. Velar por el registro, custodia y mantenimiento de los bienes de la institución. Velar por la debida seguridad, custodia y mantenimiento de las instalaciones físicas y equipos de la institución y por los servicios de mayordomía. Coordinar y supervisar todos los asuntos relacionados con el control de la correspondencia y velar por la debida conservación y custodia de toda la documentación que sea de interés para la institución. Autorizar el suministro de gasolina, mediante tickets, para el uso de los vehículos de la institución. Solicitar la apertura de fondos disponibles o caja chica con carácter de anticipo, y rendir informe sobre la utilización de los mismos. Departamento de Compras y Contrataciones Objetivo General: Dirigir, coordinar y ejecutar las actividades de compras y contrataciones de bienes y servicios, de acuerdo a lo establecido en la Ley 340-06 y sus modificaciones, y el Reglamento 490-07. Funciones Principales: Programar las adquisiciones anuales con base a las necesidades de la institución. Gestionar la adquisición de bienes y servicios requeridos, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contratación de Bienes, Obras, Servicios y Concesiones. Recibir solicitudes de compras y verificar que estén contempladas en el plan de adquisiciones. Dar seguimiento, solicitar cotizaciones a proveedores autorizados y obtener la mejor negociación en la adquisición de bienes y servicios. Emitir, obtener aprobación y tramitar las órdenes de compras a los proveedores. Velar porque los bienes y servicios recibidos cumplan con las especificaciones y cantidades consignadas en la orden de compra. Llevar control de las órdenes de compras pendientes de entrega. Mantener actualizado el catálogo de proveedores y elementos. Realizar estudios de costos para compras exoneradas y/o crédito. Mantener el cronológico de las órdenes de compras, facturas y cartas órdenes. Departamento de Servicios Generales Objetivo General: Velar por el buen estado del mobiliario e instalaciones físicas de la institución; ofrecer el suministro oportuno de los materiales y equipos, así como los servicios de transportación. Funciones Principales: Tramitar oportunamente las solicitudes de compra para el suministro de los materiales y equipos necesarios para el buen desenvolvimiento de las actividades. Supervisar y controlar la distribución de los materiales y equipos de limpieza Velar por el adecuado almacenamiento y protección de los equipos y materiales adquiridos. Velar por la debida seguridad, custodia y mantenimiento de las instalaciones físicas, equipos de la institución y por los servicios de mayordomía. Mantener la higiene de las instalaciones físicas. Realizar los movimientos de activos fijos y mantener actualizado el inventario por dependencia. Ofrecer al personal y a las/los visitantes servicios de café, agua, y cualquier otro refrigerio. Ofrecer oportunamente los servicios de transportación al personal que lo solicite, según las políticas establecidas. Garantizar el adecuado mantenimiento de los vehículos de la institución y distribuir el combustible para el uso de los mismos. División de Correspondencia y Archivo Objetivo General: Recibir, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa o se genera en la institución; así como ordenar, clasificar, archivar, proteger y custodiar todos los documentos, a los fines de facilitar su oportuna localización. Funciones Principales: Recibir, clasificar, registrar y distribuir toda la correspondencia que ingresa a la institución. Registrar y despachar toda la correspondencia dirigida a otras instituciones. Mantener un sistema de archivo ágil y funcional que responda a las necesidades. Mantener actualizado el sistema de registro de correspondencia. Recibir, numerar y mantener un registro anual de las resoluciones emitidas.
